eExpense Nota Spese Digitale Rimborsi Spese

eExpense è l’app nota spese indispensabile per le vostre trasferte di lavoro.
Le funzionalità di eExpense rendono comoda e moderna la gestione delle note spese e dei viaggi di lavoro per i collaboratori e l’azienda semplificando l’onere di controllo e di registrazione manuale nella gestione di nota spesein modo più semplice, veloce e affidabile e a un costo più competitivo sino alla conservazione sostitutiva.

eExpense è conforme a tutte le disposizioni legislative per la conservazione sostitutiva ed è l’unica App di questa tipologia in grado di verificare in automatico se la qualità del giustificativo sia adeguata o meno per la sua conservazione sostitutiva.

eExpense rende immediata la procedura per la dematerializzazione dei giustificativi di spesa e la loro conservazione sostitutiva con i seguenti step:
- formazione del giustificativo informatico;
- trasmissione del giustificativo appena è disponibile un segnale adeguato con controllo dell’integrità della trasmissione;
- verifica automatica da parte dell'App della qualità della foto eseguita e della sua conformità ai fini della conservazione sostitutiva grazie al machine learning integrato;
- notifiche automatiche ed approvazione della nota spese da parte dei Manager o della funzione aziendale preposta;
- archiviazione ottica della nota spese e invio alla conservazione sostitutiva;
- conferma del buon esito del processo di conservazione sostitutiva con possibilità di eliminazione dei giustificativi cartacei;
- flusso per sistema amministrativo: con valuta originaria ed importo convertito in euro, conto contabile, centro di costo ed estrazione automatica con OCR delle informazioni dello scontrino (partita IVA, località, ecc.).

eExpense app permette :
- verifica dei requisiti di accettazione del giustificativo spesa grazie al machine learning intelligente che permette il riconoscimento fiscale e il livello di qualità del giustificativo e segnala eventuali differenze dell’importo scontrino;
- Scelta tra molteplici voci di spesa, attivabili secondo le esigenze dell'azienda e con il controllo soglia importo per tipologia come da policy aziendale, con il collegamento alle voci di costo e conto contabile del vostro gestionale;
- Flusso per sistemi Payroll e Amministrazione;
- Scelta dell’attività di lavoro e dei progetti a cui attribuire la spesa stessa, con possibilità di gestire il rimborso spese ed il riaddebito delle note spese a cedolino;
- Scelta della valuta estera della nota spese con applicazione e gestione automatica del tasso di cambio alla data della spesa (flusso Banca d’Italia);
- Lista di tutte le ricevute, scontrini e documenti giustificativi con il relativo stato approvativo;
- Possibilità di ricercare le ricevute, le note spese e gli scontrini per QR Code;
- Sincronizzazione in tempo reale in base alla qualità del segnale delle registrazioni note spese, scontrini, ricevute e notifica degli stati delle richieste nonchè delle autorizzazioni da parte dell’azienda;
- Compilazione della richiesta di trasferte e della richiesta del viaggio di lavoro integrata alla richiesta di prenotazioni del mezzo di trasporto, dell'autovettura e del pernottamento;
- Disponibilità di un back-end web facile ed intuitivo per la gestione delle anagrafiche, delle tipologie di spesa, delle tipologie di pagamento, delle esportazioni e della reportistica dinamica.

eExpense può essere usata da subito anche con i vostri sistemi gestionali attuali, da cui è in grado di acquisire ed integrare le informazioni, mostrando al collaboratore le note spese, le trasferte anche se registrate su altri sistemi gestionali.

I dati e le registrazioni delle note spese sono disponibili per l'azienda con semplici file o via API / Web services.
eExpense è il sistema di gestione note spese e trasferte completo, aperto ed espandibile, può cioè essere collegato ai sistemi aziendali e alle vostre funzionalità di back-end.

Per maggiori informazioni contattaci al numero verde: 800 66 98 55